Der Betreff ist der Schlüssel zur Nachvollziehbarkeit: Angelika Stur weiß um die Wichtigkeit einer klaren und präzisen Betreffzeile in E-Mails. Oftmals behalten wir einen alten Betreff bei, wenn wir E-Mails hin- und herschicken, was die spätere Wiederauffindbarkeit erschwert. Eine kleine Änderung in der Betreffzeile kann den Unterschied ausmachen. Stur empfiehlt sogar, pro Thema eine eigene E-Mail zu versenden. Wenn es keine festen Vorgaben gibt, sollten Betriebe Richtlinien für die Betreffgestaltung einführen.
"Klare Strukturen, kluge Betreffzeilen und ein bewusster Umgang mit Daten sind der Schlüssel zu einer gut organisierten Büroarbeit. "
Wenn es um die Dokumentenablage geht, sollte man auf eine schlanke Struktur achten. Stur rät dazu, im Posteingang nicht mehr als vier Unterordner zu verwenden, um die Zeit, die für das Auffinden von Dokumenten benötigt wird, zu minimieren. Wenn es um Kund:innen- und Lieferant:innendaten geht, empfiehlt sie die Sortierung am Firmenlaufwerk, in der Cloud, nach Jahr und Monat, um eine klare Übersicht zu bewahren. Dies kann zwar anfangs zeitaufwändig sein, zahlt sich aber im Nachhinein aus.
In vielen Büros arbeitet jede/r für sich. Das kann zu Problemen bei der Dokumentenablage führen. Stur weist darauf hin, wie wichtig es ist, sich abzustimmen und eine klare Struktur zu schaffen. Bei größeren Firmen sollte eine Projektgruppe die Dokumentenstruktur festlegen. Denn in einer Flut von E-Mails verbergen sich oft wichtige Informationen.
Ein wichtiges Anliegen von Angelika Stur ist der verantwortungsvolle Umgang mit Daten und vertraulichen Informationen. Sie betont die Wichtigkeit eines sensiblen Umgangs mit Daten und Dokumenten. Protokolle beispielsweise beinhalten äußerst sensible Informationen. Daher sollte man sich bewusst sein, an wen man diese mailt, wo und wie man sie speichert und eventuell vernichtet.
Stur weist darauf hin, dass ein papierloses Büro in der Realität oft nicht existiert. Viele Menschen drucken E-Mails aus, und einige Vorgesetzte fordern dies sogar. Doch auch hier sollten Sicherheitsmaßnahmen beachtet werden. Sensibilisierung der Mitarbeiter:innen ist der Schlüssel, um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen geschützt sind.
Informationsflüsse spielen für Sekretariatskräfte eine zentrale Rolle. Klare Strukturen, kluge Betreffzeilen und ein bewusster Umgang mit Daten sind der Schlüssel zu einer gut organisierten Büroarbeit.
Mit den Tipps von Angelika Stur wird die Dokumentenablage zu einer mühelosen Aufgabe, und Sie können sich sicher sein, dass Ihre Büroorganisation reibungslos funktioniert. In einem gut organisierten Büro können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt, und müssen sich keine Sorgen um potenzielles Chaos in Akten und E-Mails machen